Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die Anforderungen an E-Rechnungen deutlich verschärft. Jetzt müssen alle Pflichtangaben im strukturierten XML enthalten sein, während PDFs nur noch zur Visualisierung dienen.
Gültige und Ungültige Rechnungen
Um die steuerliche Gültigkeit sicherzustellen, müssen Unternehmen ihre ERP- und Rechnungsprozesse anpassen. Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferant/Kunde, Leistungsbeschreibung und Steuerbeträge müssen im XML enthalten sein. PDFs oder Bilder dürfen nicht als Datenquelle dienen – der XML-Teil ist die alleinige „Wahrheit“.
- Gültige Rechnung: Strukturierte XML-Datei enthält mindestens: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant/Kunde, Leistungsbeschreibung und Steuerbeträge. PDF dient nur zur Visualisierung.
- Ungültige Rechnung: Strukturierte XML-Datei enthält nur den Gesamtbetrag. PDF enthält Detailpositionen, Leistungsbeschreibung und Steueraufschlüsselung. Anhänge müssen eingebettet sein.
Fazit: Handlungsbedarf steigt
Die E-Rechnung ist kein Dokument, sondern ein strukturierter Datensatz. Unternehmen müssen ihre Prozesse zeitnah anpassen, um den neuen Vorgaben gerecht zu werden. Rechnungsbegleitende Dokumente wie Verträge oder Lieferscheine müssen ebenfalls in der E-Rechnungsdatei enthalten sein.
Quelle: www.sage.com