Die Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB) hat erfolgreich auf die neue Zentrale Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) umgestellt. Nils Hoffmann, SAP-Fachreferent der PTB, berichtet in einem Interview darüber, wie die technische Anpassung gemeistert wurde und welche Herausforderungen überwunden wurden.
Der Wechsel von der ZRE zur OZG-RE war kein fundamentaler Umbau. Es ging vor allem darum, die IT-Schnittstellen anzupassen und den Rechnungseingangskanal umzustellen – eine Aufgabe, die technisch gut durchführbar war.
Automatisierte Kommunikation als Schlüssel
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, Lieferanten manuell zu informieren. Das Fachbereich ist personell stark ausgelastet und konnte diese Sorge durch den Einsatz automatisierter Prozesse nehmen. Eine standardisierte Info-Mail wurde direkt aus dem SAP-System an alle Lieferanten ausgelöst.
Keine Änderung des Prüfprozesses
Für die Fachabteilungen hat sich der Rechnungsprüfungsprozess im Alltag nicht geändert. Der Prüfprozess bleibt identisch, egal ob die Rechnung über die ZRE oder die OZG-RE kommt. Das Format ist dasselbe, die Verarbeitung läuft wie gewohnt.
Die Ablehnung von Rechnungen muss in der Übergangsphase darauf geachtet werden, über welche Plattform die ursprüngliche Rechnung eingegangen ist, damit die Rechnungssteller auch sicher die Informationen erhalten. Dies wurde durch den technischen Prozess unterstützt, bei dem direkt nach dem Rechnungseingang eine E-Mail an die im XML-Datensatz hinterlegte Kontaktadresse versendet wurde.
Erfolgsfaktoren
Zwei zentrale Erfolgsfaktoren wurden genannt:
- Frühzeitige und offene Kommunikation mit allen Beteiligten, um alle Akteure zu versammeln und auf die Veränderung einzustimmen.
- Automatisierte Kommunikation mit den Kreditoren durch ein technisches Prozesspaket, das Textbausteine für automatisierte Mails übernommen hat – dies spart Zeit und gibt Sicherheit.
Nils Hoffmann empfiehlt anderen Behörden, frühzeitig in eine offene Kommunikation einzutreten und mit der richtigen Vorbereitung die Umstellung effizient zu bewältigen. Es geht darum, Prozesse klug zu gestalten, ohne den Fachbereich zu belasten.
Quelle: e-rechnung-bund.de