E-Rechnung empfangen 2025: was Selbstständige jetzt wirklich wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht ist eine der unauffälligsten und gleichzeitig folgenreichsten Steuerrechtsänderungen der letzten Jahre. Sie wurde mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen und ist seit Anfang 2025 in Kraft — aber die meisten Selbstständigen merken sie erst, wenn der erste Lieferant ihnen statt der gewohnten PDF eine kryptische XML-Datei schickt. Dieser Artikel erklärt, was wirklich auf dich zukommt, ohne juristischen Schaum.

Was sich seit 1. Januar 2025 geändert hat

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde § 14 UStG neu gefasst. Im Kern bedeutet das: Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern in Deutschland ist die E-Rechnung künftig der Regelfall. „E-Rechnung“ ist dabei kein Marketing-Begriff, sondern eine präzise definierte Sache — dazu gleich mehr. Wichtig ist erstmal die zeitliche Logik: Empfangen müssen alle sofort, versenden gestaffelt nach Größe und Übergangsfristen.

Konkret: Wer im B2B-Bereich (also gewerblich an andere Unternehmen) Rechnungen erhält, muss seit 1.1.2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung anzunehmen und zu verarbeiten. Es ist unerheblich, ob du selber gerade welche bekommst. Die Pflicht zur Empfangsfähigkeit ist abstrakt formuliert: Du musst sie können, falls sie kommt.

Der praktische Effekt: Sobald ein einziger deiner Lieferanten umstellt — und größere stellen 2025 reihenweise um, weil ihre eigene Buchhaltungssoftware das automatisch macht — bekommst du eine Datei, die du ohne passende Werkzeuge nicht öffnen, nicht lesen und nicht steuerlich verbuchen kannst.

Der Stufenplan: 2025 → 2027 → 2028

Das Bundesfinanzministerium hat den Übergang in drei Stufen geregelt. Wichtig: Die Empfangspflicht gilt für alle ab Tag eins; gestaffelt ist nur die Versandpflicht.

Was hier oft übersehen wird: Schon vor 2025 galt die E-Rechnungspflicht im Verkehr mit Behörden (B2G) — Auftragnehmer der öffentlichen Hand mussten ihre Rechnungen schon seit 2020 als XRechnung übergeben. Diese Strukturen sind also nicht neu; sie werden nur jetzt auf den gesamten Geschäftsverkehr ausgedehnt.

Ausgenommen von der Pflicht bleiben Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrausweise. Hier darf weiter Papier oder PDF verwendet werden.

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?

Hier wird es technisch, aber das musst du einmal verstanden haben, damit der Rest Sinn ergibt. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Konkret zugelassen sind in Deutschland zwei Format-Familien:

Format	Was steckt drin?	Typische Verwendung
XRechnung (CII oder UBL)	Reine XML-Datei. Kein PDF dabei. Die XML ist die Rechnung.	Behörden (B2G), zunehmend B2B-Kommunikation mit größeren Lieferanten.
ZUGFeRD ab Version 2.0.1	Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz. Du siehst die Rechnung wie gewohnt; die strukturierten Daten stecken im PDF drin.	B2B-Standard für kleinere und mittlere Unternehmen, weil PDF parallel lesbar bleibt.
Factur-X	Französisch-deutscher Standard, technisch kompatibel zu ZUGFeRD.	Grenzüberschreitend mit Frankreich.

Was definitiv keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist: eine reine PDF-Datei (ohne eingebettetes XML), ein Scan, ein Foto, ein Word- oder Excel-Dokument, ein JPG der papierenen Rechnung. Solche Dokumente nennt das Gesetz „sonstige Rechnung“ — sie sind in der Übergangszeit bis Ende 2026 noch zulässig, danach nicht mehr.

Das hat eine wichtige praktische Konsequenz: Wenn dein Lieferant dir eine ZUGFeRD-Datei schickt und du nur die PDF-Seite ansiehst, ohne den eingebetteten XML-Teil zu verarbeiten, hast du formal die Rechnung nicht im strukturierten Format aufbewahrt. Das kann später bei einer Betriebsprüfung Probleme machen.

„Empfangen können“ heißt mehr als ein Postfach

Das Wort „empfangen“ in der Gesetzgebung führt regelmäßig zu Missverständnissen. Das BMF hat in seinem Schreiben vom Oktober 2024 klargestellt: Es reicht aus, wenn der Empfänger ein E-Mail-Postfach bereitstellt, an das E-Rechnungen geschickt werden können. Eine spezielle Schnittstelle (z. B. Peppol) ist nicht zwingend.

Aber: „Empfangen“ bedeutet nicht nur, dass die Mail beim dir landet. Du musst die Rechnung auch lesen und verarbeiten können. Und das ist der Punkt, an dem viele Selbstständige unvorbereitet sind. Eine XML-Datei sieht im Texteditor aus wie Zeilen voller spitzer Klammern und kryptischer Tags. Ohne ein Werkzeug, das diese Datei in eine menschenlesbare Rechnungsansicht übersetzt, weißt du nicht, was du da bezahlst.

Genauso wichtig: Du musst die Rechnung im strukturierten Format archivieren, nicht nur als Ausdruck. Wenn du eine ZUGFeRD-PDF einfach im Belegordner ablegst und das XML rausschmeißt, hast du die Aufbewahrungspflicht formal verletzt.

Sonderfall Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Die häufigste Frage von Solo-Selbstständigen und kleinen GbRs: „Gilt das auch für mich, wenn ich Kleinunternehmerin nach § 19 UStG bin?“ Die Antwort ist differenziert.

Empfangspflicht: ja. Auch Kleinunternehmer:innen müssen seit 1.1.2025 E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Die Pflicht hängt nicht am Umsatz, sondern an der Unternehmer-Eigenschaft.

Versandpflicht: zunächst nein. Im finalen Gesetzestext und im BMF-Schreiben wurden Kleinunternehmer von der aktiven E-Rechnungs-Ausstellung ausgenommen — sie dürfen weiter PDFs ausstellen, auch nach 2028. Diese Erleichterung war politisch umstritten und kam erst spät in den Entwurf. Sie steht aber im aktuellen Stand.

Hieraus folgt eine asymmetrische Situation, die für viele Solo-Selbstständige typisch wird: Du musst E-Rechnungen empfangen und archivieren können, weil deine Lieferanten und Dienstleister umstellen — aber du selbst musst keine versenden. Das ist genau das Szenario, für das ein schlankes Empfangs-Tool reicht und eine teure Vollbuchhaltungssoftware übertrieben ist.

Aufbewahrungspflicht: Format-Treue zählt

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für viele Belege von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 AO). Das gilt explizit auch für E-Rechnungen. Achtung: handelsrechtlich (§ 257 HGB) bleiben 10 Jahre, also rechne in der Praxis weiter mit 10 Jahren — du machst nichts falsch, wenn du länger aufbewahrst.

Entscheidend ist nicht nur die Dauer, sondern die Form: E-Rechnungen müssen im ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden — also als XML bzw. ZUGFeRD-PDF mit dem eingebetteten XML. Ein Papier-Ausdruck reicht nicht. Auch ein Screenshot oder eine Konvertierung in ein anderes PDF reicht nicht, wenn dabei die Strukturdaten verloren gehen.

Zusätzlich gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form): unveränderliche Ablage, Nachvollziehbarkeit jeder Änderung, maschinelle Auswertbarkeit. Software ist nicht „GoBD-zertifiziert“ — das gibt es so nicht; GoBD ist eine Anforderung an den Prozess, den du mit deiner Software fährst. Ein Tool kann dich dabei unterstützen, nicht dispensieren.

Praktische Optionen: vom Steuerberater bis Eigenbau

Es gibt grob fünf Wege, wie Selbstständige die Empfangsfähigkeit herstellen können — mit sehr unterschiedlichen Kosten und Vor-/Nachteilen.

Option	Kosten	Für wen?
Buchhaltungssoftware (sevdesk, Lexoffice, BuchhaltungsButler)	~120-400 €/Jahr	Wenn du sowieso komplette Buchhaltung selber machst und mehr brauchst als Rechnungsempfang.
DATEV-Anbindung über Steuerberater	im Beraterhonorar enthalten	Wenn du einen Steuerberater hast und der ohnehin die Belege verarbeitet.
Kostenloser Online-Viewer (z. B. der KoSIT-Viewer, ferd-net.de)	0 €	Für seltene Einzelfälle. Aber: Upload von Lieferanten-Rechnungen zu Drittservern — siehe Datenschutz-Abschnitt.
Lokales Tool / Plugin (z. B. unser kommendes itdatex E-Invoice Intake für WordPress)	Free + optional Pro	Für Selbstständige, die eine eigene WordPress-Site betreiben und die Verarbeitung lokal halten wollen.
Outlook-/Mail-Erweiterungen	variabel, oft Abo	Für Einzelpersonen, die kein eigenes Backend haben. Qualität sehr unterschiedlich.

Die ehrliche Empfehlung hängt davon ab, wie deine Buchhaltung sonst läuft. Wenn du sowieso schon DATEV oder Lexoffice nutzt, brauchst du nichts Zusätzliches. Wenn du als Solo-Selbstständige:r oder kleiner Betrieb deine Belege selbst verwaltest und keine Vollbuchhaltungssoftware willst (oder brauchst), ist ein dediziertes Empfangs-Tool die schlankere Lösung — und die kostet einen Bruchteil.

Warum die Cloud-Frage trotzdem zählt

Bei den kostenlosen Online-Viewern fällt ein Punkt unter den Tisch, der für Selbstständige relevant sein kann: Du lädst die Rechnung deines Lieferanten samt Bankverbindung, USt-IdNr. und manchmal sensiblen Leistungsbeschreibungen zu einem fremden Server hoch. Was dort mit den Daten passiert, regelt die Datenschutzerklärung des Anbieters — oder eben nicht.

Datenschutzrechtlich bist du verantwortlich, weil du der Verantwortliche im Sinne der DSGVO bist (Art. 4 DSGVO). Dein Lieferant hat dir die Rechnung in der Erwartung geschickt, dass du sie vertraulich behandelst. Eine Cloud-Verarbeitung ist nicht per se verboten, aber sie braucht eine saubere Grundlage: passende Auftragsverarbeitungsverträge mit den Cloud-Anbietern, Dokumentation der Verarbeitungsschritte, ggf. Information der Geschäftspartner.

Wer das nicht aufbauen möchte, hält die Verarbeitung lokal: auf dem eigenen Rechner oder im eigenen WordPress. Das ist der Grund, warum lokale Lösungen — wie unser itdatex E-Invoice Intake — als USP nicht nur „kostenlos“ gegen sevdesk antreten, sondern auch „dein Server, deine Daten“ gegen die Cloud-Viewer.

Wenn du nichts tust: was wirklich droht

Realistisch passiert dir kurzfristig nichts Drastisches, wenn du die E-Rechnungspflicht ignorierst. Es gibt keinen „E-Rechnungs-Polizei“, die dich abmahnt. Die Folgen treten verzögert auf — und genau deshalb werden sie unterschätzt.

Vorsteuerverlust. Das ist die wahrscheinlichste Konsequenz. Wenn du eine eingehende E-Rechnung nicht ordnungsgemäß empfängst und verarbeitest, kann das Finanzamt im Zweifel den Vorsteuerabzug verweigern. Bei zehn Rechnungen à 1.000 € netto sind das ~1.900 € entgangener Vorsteuerabzug pro Jahr — das ist nicht nichts.

Ärger mit Lieferanten. Wenn dein Lieferant umstellt und du seine E-Rechnung nicht annehmen kannst, ist du in der Bringschuld, das zu lösen. Lieferanten dürfen ab 2028 ihre Rechnungen nicht mehr als PDF schicken; wer dann immer noch nicht empfangsfähig ist, bremst seine eigene Buchhaltung aus.

Bei Betriebsprüfung: Mehrarbeit. Der Prüfer wird im Stichprobenverfahren elektronische Rechnungen anfordern. Wenn du nur PDF-Ausdrucke hast, statt der ZUGFeRD-XML mit Strukturdaten, fragt er nach. Das wird unangenehm und braucht im Zweifel den Steuerberater zur Klärung.

Was du als Selbstständiger jetzt tun solltest